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Cómo ser freelance y mantener buenas prácticas contables

Si los impuestos son un dolor de cabeza, para los freelance pueden ser una migraña: olvidar la declaración de un mes o descuidar los gastos deducibles puede iniciar una complicada carrera contra la verdadera autonomía. Por eso, resulta de vital importancia llevar un sano control de las finanzas y de las cuentas con Hacienda

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Frente a la imposibilidad de cubrir sus gastos con el salario de un solo empleo, Félix Ascencio complementa sus ingresos con trabajos como freelance desde hace varios años, lo que le ha dado la oportunidad de mantenerse empleado y obtener dinero extra de distintos clientes. Jeffrey Pérez, dedicado desde hace años a la decoración de escenarios para cine y televisión, se convirtió en freelance sin haberlo planeado: un día se encontró entregando facturas y recibiendo proyectos de diversos clientes en temporadas aleatorias.

La figura de trabajador independiente, o freelance, se ha vuelto un esquema laboral cada vez más popular en México (“Sin horario ni patrón: las rutas del freelance”. Magis 412 octubre-noviembre de 2009). El auge de esta forma de trabajo profesional se debe en buena parte a la escasez de empleos permanentes bien remunerados. Así, Humberto Pinedo, maestro de arte al que las escuelas contratan como trabajador independiente, no cuenta con las prestaciones de ley, pero puede realizar diversas tareas, obtener mayores ingresos y tener temporadas de descanso cuando lo requiere.

Ser freelance en el mundo

En Estados Unidos se asume que cada freelancepuede llevar su propia contabilidad y las obligaciones son básicas: pagar impuestos cada cuatro meses, por medio de sus propias cuentas bancarias, con los comprobantes fiscales que dieron y recibieron. Todos deben realizar una declaración anual.

Otra diferencia es que un freelance en Estados Unidos puede deducir más rubros: gastos de materiales, pagos de seguros de gastos médicos, tarjetas de crédito y gastos de oficina en casa. Según el sitio www.taxes.about.com, el principal problema de los trabajadores independientes en Estados Unidos es la mala planeación, pues deben pagar un impuesto de auto empleo (Self-Employment Tax) de 15.3 por ciento sobre las ganancias netas. Dicha contribución se deriva del pago del Seguro Social y de gastos médicos, pues al ser empleado y empleador, el freelance debe pagar ambos impuestos. En México, trabajar de manera independiente deslinda al freelance de afiliarse al Seguro Social, pero en otros países, como en España, es necesario darse de alta conforme el régimen de “autónomo”, entrar al programa de Seguridad Social y hacer declaraciones cada tres meses y una anual.

En 2010, Argentina creó un Régimen de Promoción de Trabajo Independiente que agrupa a todos los trabajadores que carecen de negocio o patrón fijo. Dicho régimen se encuentra dentro del Sistema de Régimen Simplificado o “Monotributo”, que  se concentra en un único impuesto sobre el ingreso de un importe fijo. La obligación de pago de impuestos ahí es mensual.

Y si hay algo en lo que Jeffrey, Humberto y Félix coinciden —además de las distintas formas en las que llegaron a ser freelance— es en la dificultad que enfrentan para estar al día en sus asuntos fiscales. Al no trabajar al mismo ritmo durante todos los meses del año, Jeffrey no puede contratar a un contador de forma permanente; Félix no comprende los mecanismos para hacer las declaraciones y el pago de impuestos que exige la Secretaría de Hacienda, y tiene constantes problemas contables porque no todos sus clientes le dan facturas; y a Humberto le cuesta comprobar gastos mes con mes, porque Hacienda sólo permite deducir rubros directamente relacionados con su profesión de docente, lo que significa que paga muchos impuestos.

¿Contratar un contador o calcular los propios impuestos?


La manera más común en la que un freelance se registra en Hacienda es conforme al régimen de Servicios Profesionales Independientes, o como Persona Física con Actividad Empresarial. Registrarse ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es sencillo —para obtener un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) sólo se necesita acudir a las oficinas del sat con un acta de nacimiento, comprobante de domicilio y una identificación—; lo complicado es mantener las cuentas en orden: los trabajadores independientes están obligados a dar cinco declaraciones al mes referentes a tres impuestos: Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), además de dos declaraciones informativas de iva e ietu, y una declaración anual.

Omitir una de las declaraciones obligatorias puede ocasionar que Hacienda requiera la información del contribuyente, y esto puede representar multas que van de 900 a 9 mil pesos, señala Olga Cano Vera, administradora de la oficina del SAT Guadalajara Sur, quien asegura que es común que los freelance no declaren a tiempo, pues la complejidad de los trámites dificulta que sea el propio trabajador quien atienda, entienda y solucione los asuntos fiscales.

Jeffrey tuvo una buena racha fiscal cuando contrató a una muy buena contadora que le mantenía en regla sus declaraciones y pagos, pero que también significaba un gasto permanente que no todos los meses podía cubrir. Aunque no existe un tabulador que determine una tarifa para los servicios de un contador, los honorarios se calculan en función del número de horas que dedique el profesional al ejercicio fiscal del trabajador. El precio promedio de una hora de servicio de un contador público es de 500 pesos, según Benjamín Luquín, el titular del Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara. Esta cantidad podría aumentar o disminuir dependiendo de la calidad y del volumen de trabajo, pero calcula que se requieren en promedio de tres a seis horas al mes para llevar una contabilidad de una persona física con actividad moderada.

Humberto y Jeffrey confiesan que parte de su problema es que, además de deberle dinero a Hacienda, sus deudas se duplicaban por los meses de servicio que debían a sus contadores. “Hay que ser muy disciplinado”, advierte Jeffrey, ya que no acostumbramos guardar dinero para pagar impuestos y lo usamos para pagar tarjetas de crédito, servicios de casa o diversiones. Para él, Hacienda es “un tema tabú, de terror”: mientras se preocupa por encontrar más proyectos, no tiene recursos para pagarle a su contador… ni para pagar impuestos.

Olga Cano Vera considera que cualquier persona con ingresos moderados puede llevar su contabilidad de manera autónoma, ya que Hacienda ofrece talleres de orientación, herramientas en su sitio web para calcular el pago de impuestos (www.sat.gob.mx), así como tutoriales en video alojados en YouTube y orientación en línea a través de una cuenta Twitter. No obstante, pocos freelance se acercan a estas vías de información o se empeñan en entender los procesos, como sucede con Félix, quien afirma que además de que los trámites son tediosos, es un ámbito que “no domina”.

Benjamín Luquín considera que la legislación se ha vuelto demasiado compleja como para que cualquier persona pueda comprenderla. Roberto Arechederra, académico de la Universidad Panamericana (UP) y especialista en temas contables, coincide con esta opinión: “[La declaración] es una actividad que requiere cierta técnica y a veces es mejor dejarlo a quienes sí saben, que son los contadores”.

Ocho recomendaciones para tener cuentas sanas

• Si eres freelance, gasta en materiales y servicios según el régimen con el que estás dado de alta en Hacienda.

• Cada vez que realices gastos pide factura.

• Lleva siempre contigo un sobre especial para guardar todos los comprobantes que obtengas.

• Pon un recordatorio, una alarma o pídele a alguien que te recuerde al final de mes que debes revisar el sobre donde guardaste tus comprobantes: serán tus aliados en los balances finales, pues reducirán el monto de lo que debes pagar.

• Guarda dinero. No gastes todo lo que te paguen, mucho menos en los meses en los que baja tu ritmo de trabajo. Si entregas muchas facturas, puedes terminar el mes con grandes deudas derivadas del iva que ya pagaron tus clientes en el momento de facturar.

• En caso de que no tengas ingresos en algún periodo, declara “en ceros”. También debes avisar si suspendes actividades laborales.

• Si eres olvidadizo, desorganizado o reconoces que los temas contables te dan mucha flojera, invierte en un contador. Él te evitará muchos problemas, además de que podrás aprender los mecanismos fiscales.

•  Mantente informado de las actualizaciones del sistema tributario en el sitio del SAT.

Pequeñas grandes cosas por tomar en cuenta

El principal error de los trabajadores freelance es no declarar a Hacienda cuando no obtienen ingresos, asegura Cano Vera. En estos casos se debe “declarar en ceros” para evitar confusiones fiscales. Otro, muy común, es no notificar al sat cuando se suspenden actividades. Y otro, añade la funcionaria, es no deducir “todos aquellos gastos indispensables para tu negocio o actividad”.

Benjamín Luquín asegura que el ietu resulta muy alto cuando se obtienen ingresos moderados, porque mientras el isr se calcula en 12 por ciento, la tasa que deben pagar las personas físicas por concepto del ietu es de 17.5 por ciento: “Es un gravamen caro e improductivo, salvo que el dinero lo reinviertan en su propia actividad”, comenta el especialista. La recomendación para cualquier freelance es obvia: gastar cada mes en productos o servicios relacionados con su trabajo y pedir facturas para disminuir los pagos.

Pero en el esquema de deducciones para un maestro de arte, la gama de gastos que Humberto puede considerar es reducida: “Todas las deducciones están pensadas para oficinas o familias […] y las personas solteras, que tenemos distintos tipos de gastos, no podemos deducir casi nada de lo que consumimos”. A él le gustaría poder deducir los gastos en ropa, comidas en restaurantes y las compras del súper.

Para Félix Ascencio, lo más complejo de sus responsabilidades fiscales ha sido enfrentarse a un sistema en el que “no todos pagan impuestos”, pues muchas de las personas a las que contrata no le entregan facturas  y eso redunda en pérdidas para él en su balance ante Hacienda. Por ello espera que con el uso de la factura electrónica, que entró en vigor a principios de 2010, se logre mayor equidad en el pago de impuestos y que, además, se faciliten los trámites: “Puede ser un sistema práctico y sencillo si se lleva a cabo correctamente, en el cual facturemos todos y sea parejo el pago de impuestos para así tener una recaudación de primer mundo”.

Factura electrónica: nuevos esquemas fiscales

Aunque la tecnificación de los procesos de comprobación fiscal fue anunciada desde 2009, las nuevas regulaciones para el ejercicio electrónico de los contribuyentes entraron en vigor a partir de 2011 y seguirán incorporándose paulatinamente durante los próximos años. Las facturas que se hayan impreso en años anteriores se podrán seguir utilizando hasta que caduquen.

Lo primero que cualquier contribuyente —freelance o empresario— debe tramitar en cualquier módulo de atención del SAT es la firma electrónica. Una vez que se obtenga, el tributario debe decidir si continuará emitiendo comprobantes en papel o si sólo facturará en forma electrónica. Para quienes elijan continuar utilizando papel, podrán imprimir los comprobantes por su cuenta, siempre y cuando incluyan un nuevo código de barras bidimensional (que incluye toda la información del contribuyente) y que cumplan con los siguientes requisitos: tener ingresos inferiores a cuatro millones de pesos anuales o, en caso de exceder tales ingresos, no facturar operaciones mayores a dos mil pesos.

Si se opta por la facturación electrónica, los ciudadanos o empresas tendrán que enviar el documento a alguno de los proveedores del SAT (pueden consultarse en su sitio de internet) cada vez que elaboren un comprobante. Éstos certificarán la factura para que el contribuyente pueda enviarla a su cliente. Según el SAT, esta certificación es totalmente gratuita, aunque las empresas especializadas en esta tarea dicen que se debe pagar una cuota para obtener un mejor servicio.

Seamos trabajadores independientes o no, el mundo fiscal es un laberinto. Mientras no se simplifiquen los procesos y mecanismos del sistema tributario, los trabajadores freelance deben contemplar que existen responsabilidades que pueden convertirse en una pesadilla si se dejan al aire. Como  le ha sucedido a Jeffrey, quien ya ha recibido varios citatorios de Hacienda, y si bien no ha llegado al punto de recibir un anuncio de embargo, está atrapado, pues al haber descuidado sus ingresos y gastos, hoy no cuenta con dinero para pagar sus deudas, ni tampoco para pagarle a su contadora, de modo que se ha visto obligado a pedir facturas prestadas cada vez que necesita comprobar un ingreso. m

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